Herramientas para el Análisis de Problemas

 El Problema

Es toda aquella circunstancia no deseable y lesiva frente a nuestros intereses u objetivos. Hay dos categorías de problemas: simples y complejos. Los simples, es decir, una causa produce un efecto, a mayor intensidad de la causa, mayor intensidad del efecto; y aquellos complejos, en los que varias causas, generan uno o varios efectos. Los problemas complejos son difíciles de identificar y, en ocasiones, los efectos mismos retroalimentan a las causas.

El Riesgo

Es un evento incierto que de producirse tiene un impacto positivo o negativo en nuestra persona o nuestros en intereses o en nuestra organización. Y para reducirlo se realizan análisis cuantitativos y cualitativos. Para la gestión de esos riesgos, lo que se hace habitualmente, es una identificación previa, un análisis cualitativo, es decir, analizar la probabilidad y el impacto que generará y, luego, un análisis cuantitativo, lo cual significa, ponderar numéricamente el impacto de ese riesgo.

Los tres estilos más habituales de resolución de problemas son:

1. El estilo Práctico: es pragmático, sin sentimentalismos y aborda directamente el problema.
2. El estilo Creativo: se recurre al pensamiento lateral, a la imaginación y a la creatividad para buscar soluciones nuevas.
3. El estilo Analítico: basado en la elaboración de preguntas y en la búsqueda de las mejores respuestas.

¿En qué consiste el método de resolución de problemas 8D?

El nombre 8D representa las ocho disciplinas que plantea el modelo para la resolución de problemas. Estas 8 dimensiones son las siguientes:

1. Definir el equipo

El primer punto es conformar un equipo de trabajo multifuncional. Es importante incorporar personas con conocimiento del producto, del proceso que se evalúa o del riesgo que se necesita eliminar. Así se asegura que las habilidades necesarias para resolver el problema estarán disponibles. El propietario del proceso es usualmente el encargado de conformar el equipo.

2. Identificar el problema

Definir el problema en términos específicos, mensurables y cuantificables. Especificar si el problema se refiere a un cliente, a un proveedor interno, a un objeto, a una circunstancia que conforma el contexto de la organización… En este momento resulta adecuado incorporar la técnica de las 5W: Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Por qué.

3. Implementar acciones de contención de emergencia

Ahora hay que implementar acciones para aislar los problemas por el momento y proteger a los afectados, que usualmente son los clientes, los empleados, los socios comerciales o la comunidad. Estas acciones deben ser tan eficaces que ofrezcan garantía hasta que termine la investigación y sea posible implementar acciones correctivas permanentes.

4. Identificar y verificar la causa raíz

El siguiente paso es identificar todas las causas potenciales que podrían explicar por qué ocurrió el problema en su origen último. Todas estas causas deben ser probadas. Es necesario reunir todos los datos y todas las pruebas disponibles. Para ello existen diversos métodos como la técnica de los 5 por qué o la espina de pescado.

5. Desarrollar acciones correctivas permanentes

Ahora que se conoce la causa raíz hay que plantear acciones que resuelvan el problema para la parte afectada de manera definitiva. Estas sustituirán a las acciones temporales anteriores. Habrá que definir cómo comprobar que estas acciones dan los resultados esperados. Y además, también será preciso asegurarse de que la nueva solución no causa otros riesgos.

6. Implementar las acciones correctivas permanentes

Para implementar esas acciones que eliminen las causas fundamentales del problema es esencial diseñar un plan, así como supervisar el proceso para garantizar que se han tomado las acciones correctas e implementar controles adicionales según sea necesario.

7. Emplear lo aprendido en prevención

Tras verificar que el problema se ha solucionado permanentemente, es necesario modificar la documentación, actualizar los programas de formación, mejorar los sistemas, las prácticas y los procedimientos para asegurar que no haya repetición de ningún incidente similar. En definitiva, pasar a un enfoque preventivo.

8. Felicitar y motivar al equipo

Por último, reconocer los esfuerzos colectivos del equipo es un último paso ineludible. Compartir las lecciones aprendidas con toda la organización también es una gran idea para que siga creciendo en todos los niveles.

Los beneficios del método de resolución de problemas 8D en gestión de riesgos

• Aumento de la eficiencia en la resolución de problemas.
• Puede ser utilizado por cualquier tipo de organización. Es un modelo modificable, adaptable y ajustable a necesidades específicas.
• Proporciona información completa para muchas áreas o partes interesadas.
• Es fácil de poner en práctica.
• Se centra en el trabajo en equipo y la responsabilidad.
• Un informe basado en este modelo satisface muchos requisitos en sistemas de gestión ISO.
• Permite crear un registro de documentos y una base de datos que describe no conformidades y sus soluciones.

Planes de Acción

La implementación de un plan de acción es primordial para adoptar una solución definitiva a un problema. Debemos asignar a un responsable que monitorice dicha implantación, que consistirá en la revisión y modificación de los procedimientos que generaron el problema, detallando las especificaciones que nos llevaron a la solución.

Referencias:

E. (2020, 20 noviembre). Método de resolución de problemas 8D: qué es y cómo funciona. Escuela Europea de Excelencia. https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2020/11/metodo-de-resolucion-de-problemas-8d-que-es-y-como-funciona/